Meer grip op verzendingen, ook tijdens piekmomenten
FC Groningen is al sinds 1971 een begrip in het Nederlandse voetbal. Vanuit de Euroborg bouwen ze dagelijks aan de clubbeleving voor duizenden supporters door heel het land. Een goed draaiende fanshop hoort daar gewoon bij: een plek waar fans eenvoudig hun favoriete merchandise kunnen bestellen en snel in huis hebben.
Maar naarmate de webshop groeide, werd het verzendproces een knelpunt. Elk pakket vroeg om handmatige aandacht: bestellingen importeren, labels één voor één aanmaken, controleren welke verzendmethode bij welk formaat hoorde. Dat kostte tijd die het team eigenlijk niet had.
Tijdens piekmomenten zoals merch drops, bekerfinales of regionale derby’s liep de druk extra hoog op. Orders stapelden zich op, het overzicht verdween en opschalen was vrijwel onmogelijk. De club werkte bovendien met maar één vervoerder, waardoor er weinig ruimte was om kosten te optimaliseren of flexibel te schakelen.
“We zijn erg blij met de korte lijnen en goede communicatie met Innosend. Als er een keer paniek is, kan ik altijd onze accountmanager Finn bellen en dan wordt het vaak binnen vijf minuten opgelost.” — Frits te Strake, Medewerker Merchandise FC Groningen
De transfer naar een slimmer verzendproces
Voor FC Groningen was het belangrijk om samen te werken met een partij die niet alleen software levert, maar ook echt meedenkt. Als club hechten ze veel waarde aan lokale verbindingen en een persoonlijke aanpak. Dat Innosend ook uit het Noorden komt, maakte de stap makkelijker. De samenwerking voelde direct vertrouwd: korte lijnen, snelle communicatie en een accountmanager die je gewoon kunt bellen als er iets misgaat.
Samen hebben we het verzendproces van de grond af opnieuw ingericht.
Met slimme verzendregels worden pakketten nu automatisch gekoppeld aan de juiste vervoerder en verzendmethode. Grote dozen, brievenbuszendingen, zware pakketten; de software bepaalt zelf wat de beste optie is op basis van gewicht, formaat en bestemming. Het team hoeft daar niet meer over na te denken en per bestelling handmatig een keuze te maken. Dat scheelt niet alleen tijd, het voorkomt ook fouten.
Daarnaast zet FC Groningen Innoscan in. Medewerkers scannen simpelweg de pakbon, waarna het juiste label automatisch wordt geprint. Dat werkt ook voor vrijwilligers en mensen met minder systeemervaring. Geen ingewikkelde handelingen, gewoon scannen en klaar. Juist in drukke periodes, wanneer er extra handen aan dek zijn, maakt die eenvoud een groot verschil.
“Wij werken met veel diverse maten en gewichten en het is ideaal dat dit nu automatisch gaat dankzij de slimme verzendregels van Innosend.” — Frits te Strake, Medewerker Merchandise FC Groningen
Vier keer zoveel pakketten met hetzelfde team
De resultaten zijn concreet en merkbaar in het dagelijkse werk. FC Groningen besteedt 15% minder tijd aan het verwerken van bestellingen. Waar orders vroeger handmatig geïmporteerd werden, verloopt dat nu automatisch. Het team kan daardoor tot vier keer zoveel pakketten verwerken als voorheen zonder dat daar extra mensen voor nodig zijn.
De verzendkosten daalden met 20%. Door slimmer te vergelijken tussen vervoerders en automatisch de meest voordelige optie te kiezen, gaat elke euro verder. Tegelijkertijd verlopen verzendingen betrouwbaarder. Supporters krijgen hun bestelling sneller in huis en de leverbelofte wordt vaker gehaald.
Dat heeft ook een positief effect op de klantenservice. Door minder fouten in het verzendproces komen er minder vragen binnen over vertraagde of ontbrekende pakketten. Het team houdt zo meer tijd over voor wat echt telt: een goede beleving voor elke supporter.
