Jamie 
1. Voorspel je ordervolume met je eigen data
Een goede voorbereiding begint met een reëel beeld van wat eraan komt. Pak je orderdata van vorig jaar erbij, het liefst op dagniveau rond je drukste momenten. Dat geeft je een basislijn voor pieken, dalen en de dagen waarop het echt aankomt.
Corrigeer die basislijn vervolgens voor dit jaar:
- Je groei ten opzichte van vorig jaar
- Nieuwe producten en actuele bestsellers
- Kortingsacties, bundels en campagnes die nieuw zijn
- Verkoopkanalen die je dit jaar hebt toegevoegd
Reken die verwachting door naar wat je nodig hebt: voorraad, verpakking, uren aan de inpaktafel en ophaalmomenten van je vervoerder. Deel je prognose ook met je accountmanager, zodat de logistiek erop aansluit. Met dit cijfer in de hand worden alle volgende keuzes een stuk concreter.
2. Test of je webshop en bestelproces de piek aankunnen
Nu je weet welk volume je verwacht, kun je gericht testen of je techniek dat aankan. Tijdens de piek ligt je ordervolume soms vijf tot tien keer hoger dan normaal. Komen orders dan nog steeds in real time binnen, of loopt er een wachtrij op zodra het druk wordt?
Laat je webbouwer of hostingpartij ruim van tevoren een loadtest draaien op basis van je verwachte piek. Let daarbij op:
- De laadtijd van je populairste productpagina’s
- De snelheid van je checkout en betaalmethodes
- De doorstroom van orders naar je backoffice, WMS of verzendsoftware
Zo ontdek je waar de rek zit voordat de eerste actieweek begint en heb je tijd om het rustig op te lossen.
3. Houd je voorraad in real time bij
Een voorraadstand die één keer per uur bijwerkt, is in een rustige maand prima. In de piek verkoop je in dat uur misschien je hele restvoorraad. Het vervelendste scenario: klanten zijn al door de checkout heen en jij mailt achteraf dat het product op is.
Controleer daarom hoe vaak je voorraad synchroniseert tussen je webshop, je marketplaces en je WMS of fulfilmentpartij. Verkoop je via Bol.com of Amazon, dan telt elke minuut vertraging dubbel, omdat je dezelfde voorraad over meerdere kanalen verdeelt. Werk met een kleine buffer op je bestsellers en op producten die je op meerdere kanalen aanbiedt.
4. Bereid je voor op meer retouren
Met meer orders komen ook meer retouren, vaak met een paar weken vertraging. Bij cadeau’s en kleding loopt dat percentage in januari flink op. Bepaal daarom nu al waar je retouren opslaat en wie ze verwerkt.
Praktisch betekent dat:
- Een aparte zone in je magazijn voor binnenkomende retouren
- Duidelijke afspraken over controle, terugboeking en terugplaatsen in de voorraad
- Extra uren ingepland in de weken ná de piek wanneer de retourstroom op gang komt
- Een helder retourbeleid op je site, inclusief een verlengde retourtermijn voor cadeau’s
Hoe sneller je een retour verwerkt, hoe eerder het product weer verkoopbaar is en hoe tevredener je klant.
5. Automatiseer je verzendproces
Handmatige processen schalen slecht mee. Order voor order een label aanmaken werkt prima bij 20 pakketten per dag en loopt vast bij 200. Automatisering levert in de piek de meeste tijdwinst op van alle tips in deze lijst, en juist daarom regel je het ruim van tevoren.
Met een verzendplatform komen al je orders uit je webshop en marketplaces in real time op één plek binnen. Vanaf daar maak je labels in bulk aan en bepalen verzendregels automatisch de juiste vervoerder en verzendmethode op basis van gewicht, afmetingen, bestemming of ordertotaal. Werk je met een grotere inpakruimte, dan houdt een scanoplossing als Innoscan je pick- en packproces foutloos, ook met tijdelijke krachten die het proces nog aan het leren zijn.
6. Leg genoeg verpakkingsmateriaal in de juiste maten klaar
Genoeg producten op voorraad te hebben is één ding, maar de passende verpakking is net zo belangrijk. Zonder verpakkingsmateriaal kun je in het ergste geval je orders helemaal niet afhandelen, maar ook een doos in het verkeerde format heeft directe gevolgen voor jouw webshop. Vervoerders rekenen steeds vaker met volumegewicht waardoor (te) grote verpakkingen tot extra toeslagen leiden. Breng daarom in kaart welke formaten je het meest gebruikt, inclusief brievenbusdozen voor kleine artikelen, en bestel ruim op tijd. Je leverancier heeft in het hoogseizoen zelf ook langere levertijden. Meer hierover lees je in ons artikel over verzendtoeslagen en hoe je ze voorkomt.
7. Zet meldingen aan voor je koppelingen
Koppelingen tussen je webshop, marketplaces, boekhouding en verzendsoftware draaien meestal onzichtbaar op de achtergrond. Precies daarom merk je het niet altijd meteen wanneer er eentje stilvalt. Een dag zonder synchronisatie betekent in de piek al snel een backlog van honderden orders.
Controleer dus of je systeem je actief waarschuwt zodra een koppeling hapert, bijvoorbeeld via e-mail of Slack. Wijs daarnaast iemand aan die elke ochtend even checkt of de ordertelling van gisteren klopt met wat je in je webshop ziet. Houd voor de zekerheid een handmatige route achter de hand, zoals een CSV-import, zodat je blijft verzenden terwijl een koppeling hersteld wordt.
8. Zet je track & trace en retourportaal live
Rond de feestdagen stijgt het aantal vragen over bezorging harder dan het aantal orders. Klanten kijken vaker en ongeduldiger waar hun pakket blijft. Een werkend branded track & trace portaal en retourportaal vangen een groot deel van die vragen automatisch op.
Test ze daarom ruim voor de piek: kloppen de statusupdates, staan de mails in de juiste taal en ziet alles er goed uit op mobiel? Controleer ook of je retourportaal de juiste retourlabels en redenen toont. Elke vraag die je klant zelf beantwoordt, scheelt jouw team tijd op het drukste moment van het jaar.
9. Communiceer helder over levertijden
“Vandaag besteld, morgen in huis” is een sterke belofte, en in december lastiger waar te maken. Vervoerders verwerken dan recordvolumes, waardoor pakketten soms een dag later aankomen dan je gewend bent.
Pas je communicatie daarop aan:
- Verruim je verwachte levertijd in de drukste weken
- Communiceer duidelijke besteldeadlines voor Sinterklaas en kerst
- Benoem de drukte kort in je bevestigings- en statusmails
- Houd je cut-off tijden realistisch ten opzichte van je eigen inpak capaciteit
Klanten begrijpen drukte prima. Waar ze minder blij van worden, is een belofte die sneuvelt. Transparantie levert je uiteindelijk meer vertrouwen en minder klantvragen op.
10. Plan grote aanpassingen ruim voor de piek
Een nieuwe theme, een migratie naar een ander WMS of een compleet vernieuwde checkout: prima plannen, alleen liever op een ander moment. Elke grote wijziging kort voor het hoogseizoen vergroot de kans op verrassingen precies wanneer je ze het minst kunt gebruiken.
Houd een marge van vier tot zes weken aan tussen je laatste grote aanpassing en het begin van de piek. Zo heb je tijd om rustig te testen en bij te sturen. In de drukste weken zelf houd je het bij kleine verbeteringen en spoedfixes. Alle andere plannen verzet je naar januari, wanneer je bovendien weet welke verbeteringen écht de meeste tijd opleveren.
Zo helpt Innosend je door het hoogseizoen
Wij zien elk jaar hoeveel rust een voorbereid verzendproces oplevert. Met Innosend komen al je orders uit WooCommerce, Shopify, Lightspeed, Bol.com en je WMS in real time samen in één dashboard. Vanaf daar maak je labels in bulk aan bij DHL eCommerce, PostNL, DPD, UPS, FedEx, GLS en Max Pakket, met je eigen contract of tegen onze tarieven.
Verzendregels kiezen automatisch de voordeligste of snelste optie per order, en je branded track & trace en retourportaal houden je klanten op de hoogte terwijl jij doorpakt. Loop je ergens tegenaan, dan denkt je eigen accountmanager met je mee; ook in de drukste weken.
